(目的)

第1条　本組合の事務処理及び職員の服務等については、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(用語)

第2条　この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務処理はすべて文書によってこれを行うものとする。ただし、緊急その他特に止むを得ないものについてはこれを省略することができる。

(文体及び用語等)

第4条　文書の文体、用語、用字及び文例は、別記1のとおりとする。

(文書の処理)

第5条　文書の処理は、消防本部にあっては総務課庶務担当の係、消防署にあっては庶務担当の係とする。

(文書の処理順序)

第6条　文書の処理は、主務係長、課長等及び次長を経て、消防長の決裁を受けるものとする。ただし、重要又は異例と認められるものについては、管理者の決裁を受けなければならない。

(消防長職務代理者)

第7条　消防長に事故あるとき、若しくは欠けたときは、次長がその職務を代理する。

(職務の代行)

第8条　消防長が不在若しくはその他の事由によりその意志の決定ができないときは、次長がその事務を代行する。

(専決)

第9条　副管理者、消防長、次長及び課長等は、専決規程の定めるところにより、管理者又は消防長の権限に属する事務の一部を専決することができる。

(代決)

第10条　消防長不在、次長不在のときは、消防本部にあっては当該事務を分掌されている課長、消防署にあってはそれぞれの所属長がその事務を代決する。

(代行及び代決の範囲)

第11条　重要又は異例に属する事務については、第8条による代行及び前条による代決をすることはできない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので急至を要するものについては、この限りでない。

(次長の責務)

第12条　次長は、本組合における文書処理に関する事務を管理し、常に文書処理が適正に行われるよう努めなければならない。

(次長の通達等)

第13条　次長は、消防本部が所掌する事務に関し、消防長管下機関及び職員に対し当該事務の執行基準、運用、解釈及び報告要領等について、あらかじめ定め通知することができる。

(文書の収受)

第14条　本組合に到着した文書(物品を含む。以下同じ。)は、消防本部総務課庶務係(以下「庶務係」という。)で収受し直ちに次の各号に定めるところによりこれを処理しなければならない。ただし、庶務係以外に到着した文書で、その文書がその主管課等に属するものであるときは、当該主管課等において収受し、次号以下の定めに準じて処理することができる。

(執務時間外の文書の収受)

第15条　執務時間外及び休日に到着した文書は、当務責任者がこれを収受し主務係に引継ぐものとする。

(電話又は口頭で受理した事件)

第16条　電話又は口頭で受理した事件は、電話受理簿(様式第6号)にその内容等を記録し処理するものとする。

(課等の文書処理)

第17条　主管課等が収受し、又は配布を受けた文書は主務係長において、その主務者を定めこれを処理しなければならない。ただし、重要なものについては、次長はその処理方針を、課長等はその処理要領を、係長はその具体的な処理を行わなければならない。

(文書の処理期限)

第18条　収受又は配布を受けた文書は、遅くとも3日以内に、期限のあるものは期限までに、緊急を要するものは即日処理しなければならない。

(起案)

第19条　事案を処理する場合の起案は、起案用紙(様式第7号)を用い次の各号に従って処理しなければならない。ただし、軽易なものについては文書の上部余白に決裁欄を設け、処理の要旨及び日付等を付して起案することができる。

(関連する事件の起案)

第20条　関連する起案は、同時に一括して起案し、起案用紙の宛名欄左上に起案件数を朱書して処理することができる。

(関連書類の添付)

第21条　起案文書には、同一事件の関連書類を事件の経過順に綴り、内容を常に明らかにしておかなければならない。

(重要事件等の起案及び回議)

第22条　親展事項及び機密を要するもの、又はその取扱いに特に注意を要するものは、起案用紙の取扱欄に「親展」、「秘」又は「重要」と朱書して、主管課長等が自ら携持のうえ、回議しなければならない。

(書留、速達等の取扱いを要するものの起案)

第23条　書留、速達、その他文書の発送上特殊な取扱いを要するものは、取扱欄にその旨を朱書しなければならない。

(合議)

第24条　起案文書が、他の課又は係に関連する事件は、それぞれ関連する課又は係に合議しなければならない。

(決裁年月日)

第25条　起案文書を決裁した者は、その決裁年月日を記入しなければならない。

(消防署で起案する事件の本部供覧)

第26条　消防署において起案する事件で本部各課、係に閲覧する必要があると認められる事件は、関係課、係の閲覧に供さなければならない。

(令達文書の種類)

第27条　令達文書の種類は、次のとおりとしその書式は、別記2公文書式例によるものとする。

(令達事務の処理)

第28条　令達文書は、庶務係に備付の令達簿(様式第8号)に登載しなければならない。

(発送文書の浄書)

第29条　発送文書は、主務者においてこれを浄書するものとする。

(公印の押印)

第30条　発送する文書はすべて公印を押さなければならない。ただし、その文書の性質上公印を押すことが不用と認められるものは、これを省略することができる。

(発送事務の主管課)

第31条　文書の発送は、すべて庶務係でこれを所管する。ただし、消防署にあっては主務係が所管し、次条に定めるところに準じてこれを処理するものとする。

(各課等の発送処理)

第32条　発送する文書は、一般文書発送簿(様式第10号)に登載し、すべてこれを庶務係に回付しなければならない。

(文書の編さん及び成冊)

第33条　完結した文書の編さん及び成冊は、主務係において会計年度別(歴年により処理する文書は、歴年)ごとに、次の各号に定めるところにより行うものとする。

(文書の保存及び年限)

第34条　編さんを終えた文書(以下「保存文書」という。)は、主管課等において文書保存台帳兼文書廃棄簿(様式第15号)に登録し、書庫に保存するものとする。

(保存年限の更新)

第35条　保存年限の満了した保存文書であって、なお保存の必要があると認められるものは、主管課等において保存年限を更新し、保存するものとする。

(保存文書の持出しの制限)

第36条　保存文書は、庁外に持出し、又は外部の者に公開してはならない。ただし、主管課長等が次長の承認を得たときはこの限りでない。

(廃棄の手続)

第37条　保存年限を満了した文書は、主管課等において文書保存台帳兼文書廃棄簿により消防長の決裁を得て廃棄するものとする。

(勤務体制)

第38条　職員の勤務は、毎日勤務及び交替制勤務とし、次のとおりとする。

(所属長の責務)

第39条　所属長は、所管業務の円滑な運用を図るため常に勤務体制の調整保持に努め、その万全を期さなければならない。

(職員の責務)

第40条　職員は直属の上司の命を受け、それぞれ担任の事務を処理し、当該事務の執行について責任を果さなければならない。

(届出の義務)

第41条　職員は、次の各号に定める事由が発生したときは、当該各号に定めるところにより届出を行うものとする。

(職員名簿)

第42条　庶務係は、職員名簿を備えなければならない。

(出張処理)

第43条　職員の出張は、出張命令簿(様式第16号)により主管課長等を経て、消防長の決裁を受けなければならない。

(日誌)

第44条　消防署には、日誌を備え重要特異事項を簡記しなければならない。

(事務の引継)

第45条　職員は分掌替、転勤、休職及び退職をする場合すみやかにその担任事務を事務引継書(様式第18号)により後任者に引継ぎしなければならない。

(火気取締責任者)

第46条　次の各号に掲げる庁舎の火気取締の責任は、当該各号に定める者とする。

(防火管理者等)

第47条　法令等の規定に基づき選任又は指定等を要する資格者等については、次の各号に定めるものについて当該各号に定めるものをもって充てる。